DPUB Summit 2020 : Créer un meilleur workflow dans l’édition

Brian O’Leary, directeur exécutif du Book Industry Study Group, était convié au Digital Publishing Summit 2020, qui s’est tenu en ligne début juin. Fort de son expérience solide dans l’industrie du livre, il a fait part de ses recommandations concernant l’organisation et le processus de travail, renforçant ainsi les échanges informationnels entre les marchés nord-américain et européen.

The Book Industry Study Group (BISG) lançait en 2019 son comité étudiant le workflow ou flux de travail, destiné à aider les compagnies logistiques à mieux s’organiser en termes de processus, technologies et ressources humaines. En septembre 2019 sortait la publication Fixing the Flux: Challenges and Opportunities in Publishing Workflows.

À propos du BISG

BISG est un organisme dont la mission est de renforcer l’industrie du livre aux États-Unis. Il se présente comme une ressource de base pour la résolution de problèmes rencontrés par les compagnies logistiques. Il informe, facilite le travail collaboratif par la mise en place de procédures standardisées, fait de la recherche et mise sur le développement d’une communauté. Son travail se veut utile à tous les maillons de la chaîne du livre, et ce de manière équitable.

Comment le BISG en est-il venu à s’intéresser au workflow ?

Le BISG s’organise en cinq comités principaux. Le premier concerne la logistique. Un autre comité se charge de mettre à jour les codes BISAC et THEMA. Un troisième comité travaille sur les questions légales. Le quatrième se penche sur la commercialisation d’applications concernant les métadonnées des livres. Enfin, le dernier se consacre à l’étude et l’amélioration de l’organisation du travail pour l’édition.

Ce dernier comité lancé en 2019 succède à celui, spécialisé dans la présentation des contenus, qui étudiait l’accessibilité du format ePub. Pourquoi cette mutation ? Actuellement, beaucoup d’organismes se penchent sur le format ePub. Brian O’Leary et son équipe ont estimé qu’ils rendraient un meilleur service à l’industrie du livre en se concentrant sur le workflow. En effet, ne constitue-t-il pas le vecteur sous-jacent de la recherche autour de l’ePub et de toute recherche de manière plus globale ?

Dès le départ, leur souhait a été de procéder en trois étapes. D’abord, déterminer l’organisation du travail et démontrer comment elle peut être améliorée. Ensuite, développer des outils et des ressources. Enfin, définir les meilleures pratiques du secteur concernant l’organisation du travail.

Pourquoi est-ce important d’optimiser son workflow ?

Trois facteurs interdépendants et d’importance égale composent le workflow : premièrement, le processus, c’est-à-dire les étapes que nécessite l’accomplissement d’une tâche ; deuxièmement, les outils et technologies mobilisées ; et troisièmement, la structure et les gens, c’est-à-dire la division du travail et le rôle de chacun. Il est important de travailler ces aspects-là, car cela détermine comment on fonctionne ; notre manière de fonctionner quant à elle détermine notre compétitivité. Malheureusement, trop souvent le workflow des entreprises du secteur les limite dans leur compétitivité.

Dans un sondage du BISG datant d’avril dernier, beaucoup de professionnels du secteur ont déclaré que la nouvelle urgence après le COVID-19 est de repenser l’organisation du travail. De ce sondage ont également émané une série de questions autour de ce sujet, auxquelles l’équipe de Brian O’Leary offre des réponses dans sa publication Fixing the Flux: Challenges and Opportunities in Publishing Workflows. Cet ouvrage s’avère nécessaire ! En effet, auparavant, aucun manuel de l’édition et peu de recommandations claires à propos des meilleures pratiques du secteur n’existaient, notamment parce que ce métier s’apprend sur le tas.

Recommandations concernant l’amélioration du flux de travail

Le comité avance ainsi sept recommandations pratiques pour aider les acteurs du secteur à se lancer et à se pencher sur les problèmes sous-jacents de leur travail.

• Illustrer l’organisation du travail : schématiser et imager le processus, déterminer des limites de temps, cela permet aux collaborateurs de comprendre ce que l’on fait et réciproquement.
• Partager ces schémas et illustrations : que ce soit en interne ou en communication avec d’autres compagnies, l’information doit être partagée si l’on veut faire progresser la compréhension mutuelle et la productivité.
• Discuter : les schémas constituent un moyen et non pas une fin en soi. Il est impératif de mettre l’accent sur le dialogue afin de bâtir des relations de travail et de créer des partenariats solides.
• Poser des questions ouvertes : tester sa propre compréhension et aborder les problèmes de manière constructive, c’est-à-dire non pas en pointant quelqu’un du doigt, mais bien en explorant les causes et conséquences ainsi que les racines d’un problème.
• Explorer ses options le plus largement possible : la recherche des alternatives est la clé, qu’elle s’effectue au sein de la compagnie ou en discutant avec des membres d’une autre entreprise. Elle doit s’effectuer au préalable d’une décision, pas une fois que celle-ci a été prise.
• Promouvoir un usage sensé des procédures standards : rester compatible de manière large. En effet, la chaîne logistique est interconnectée. Modifier un processus à une petite échelle entraîne des problèmes de compatibilité pour quelqu’un à un autre niveau.
• Mettre en place un processus de réévaluation : réévaluer régulièrement chaque amélioration apportée.

Bien entendu, ce travail implique de nombreux défis. Notamment parce qu’il n’a pas de fin et demande de l’énergie. Quoi qu’il en soit, Brian O’Leary encourage fortement les entreprises du monde du livre à suivre ces recommandations, tout en anticipant les défis et en prévoyant une manière de les surmonter. Il est important de garder en tête l’interdépendance des trois facteurs du flux du travail lors de sa réorganisation et de travailler dès le départ en entrevoyant le résultat final. Pour commencer, informez-vous !

La conférence complète en anglais est disponible ici.

Ailleurs sur Lettres Numériques :

• DPUB Summit 2020 : Le futur de l’industrie du livre après la crise du coronavirus
• Rencontre avec Laurent Le Meur, organisateur du DPUB Summit 2019
• Les aides à la dyslexie à l’heure du livre numérique : interview de Luc Maumet

Retrouvez Lettres Numériques sur Twitter, Facebook et LinkedIn.

— Livia Orban